Publié le 16/09/2021

Quelles sont les formalités administratives liées à l'embauche d'un apprenti ?

CFA - Cepeco

Afin de soutenir l'embauche d'apprentis et de faciliter les démarches pour les entreprises, les formalités liées à la conclusion du contrat d'apprentissage ont été aménagées ces dernières années.
On pourrait ici même se demander s'il existe des obstacles ou des difficultés à la conclusion d'un contrat d'apprentissage ?

L'idée est en effet d'inciter largement les entreprises à conclure des contrats d'apprentissage avec des jeunes en recherche de formation en alternance, sans pour autant crouler sous les formalités administratives.

Alors en pratique, comment cela se déroule ?

Au préalable, l'entreprise prend attache avec l'organisme ou le centre de formation et conclut une convention de formation.

Le contrat d'apprentissage est matérialisé par un formulaire Cerfa signé par l'employeur et l'apprenti (et son représentant légal s'il est mineur).

Depuis le 1er janvier 2020, le contrat d'apprentissage doit simplement faire l'objet d'un dépôt auprès de l'OPCO, et non plus d'un enregistrement spécifique. L'employeur ou le centre de formation accueillant l'apprenti peuvent seuls réaliser ce dépôt.

Concrètement, la seule contrainte pour l'entreprise serait finalement le délai : en effet, l'employeur doit, dans les 5 jours ouvrables suivant le début de l'exécution du contrat d'apprentissage, transmettre celui-ci à l'OPCO, accompagné de la convention de formation et, éventuellement de la convention tripartite prévue lorsque la durée du contrat est inférieure ou supérieure à celle du cycle de formation.

Tout peut se faire par voie dématérialisée, et mieux encore, ce dépôt est gratuit, il ne peut donc donner lieu à aucun frais.

La suite des formalités est assurée par l'OPCO qui se charge de vérifier que le contrat est conforme aux obligations légales et réglementaires, notamment concernant la formation éligible à l'apprentissage, l'âge de l'apprenti, sa rémunération et le maître d'apprentissage.

Après vérification de ces éléments, l'OPCO se prononce sur la prise en charge financière du contrat dans un délai de 20 jours à compter de la réception de l'ensemble des documents. L'absence de réponse après 20 jours équivaut à un refus.

En cas d'acceptation, l'OPCO dépose le contrat auprès des services compétents en charge de la formation professionnelle. Il informe également, le cas échéant, de son refus de prise en charge financière et des motifs de ce refus.

En cas de modification d'un élément essentiel du contrat, il est nécessaire de transmettre un avenant au contrat à l'OPCO qui examinera à nouveau le dossier afin de statuer sur la prise en charge financière du contrat (s'il l'avait initialement refusée) ou bien sur son maintien. Enfin, si le contrat devait être rompu avant son terme, l'employeur devra notifier sans délai cette rupture à l'OPCO qui informe à son tour les services du ministre chargé de la formation professionnelle.

En plus des formalités relativement simplifiées, le contrat d'apprentissage a l'avantage de présenter un intérêt financier important. Au-delà des exonérations de cotisations portant sur la rémunération de l'apprenti, l'entreprise peut bénéficier d'aides à l'embauche. Depuis le 1er janvier 2019, une aide unique est venue remplacer les différentes aides existantes (prime à l'embauche d'apprentis mineurs, crédit d'impôt…).